Das Besondere an einer PDF-Datei ist eigentlich, dass man sie nicht bearbeiten kann. Dadurch ist gewährleistet, dass die Datei überall gleich aussieht, ganz egal, auf welchem Gerät sie geöffnet wird. Ob man einen Windows-Computer verwendet, einen Apple-Computer, ein Smartphone oder Tablet, die PDF-Datei sieht überall identisch aus. Daher wird das PDF-Datei-Format standardmäßig verwendet, um wichtige Text-Dokumente wie Rechnungen, Verträge, Formulare und Bücher abzuspeichern. Denn an diesen Dokumenten soll der Empfänger in der Regel keine Veränderungen vornehmen können. Gerade bei Rechnungen und Verträgen ist es verständlicherweise entscheidend und nachvollziehbar, dass nach der Erstellung des Textes keine Änderung mehr vorgenommen werden können.

Dennoch gibt es manchmal Situationen, in denen man eine PDF-Datei gerne bearbeiten möchte. In letzter Zeit erreichten uns immer wieder Nachfragen zu genau diesem Thema. Daher möchten wir heute zwei Wege vorstellen, wie sich PDF-Dokumente doch bearbeiten lassen. Ebenfalls werden wir darauf eingehen, warum dies aber oft nicht allzu gut funktioniert.

PDF bearbeiten mit Word

Seit einiger Zeit ist es möglich, PDF-Dateien auch mit Word zu öffnen. Dies funktioniert allerdings nur mit Word 2013, 2016 und Office 365, also den neuesten Versionen.

1. Starten Sie Word und klicken Sie auf Datei -> Öffnen.
2. Suchen Sie den Speicherort der PDF-Datei auf Ihrem PC.
3. Klicken Sie für die gewünschte PDF-Datei auf Öffnen.

Word versucht nun, die PDF-Datei in ein Word-Dokument zu konvertieren. Diese Datei können Sie dann ganz normal bearbeiten und anschließend entweder als Word-Datei oder wieder als neues PDF abspeichern. Beim Umwandeln können allerdings mehrere Probleme auftreten, lesen Sie dazu mehr am Ende dieses Beitrags ganz unten auf dieser Seite.

PDF bearbeiten mit Libre Office

Auch mit der neuesten Version von Libre Office lassen sich PDF-Dateien öffnen und bearbeiten. Libre Office ist die kostenfreie und sehr empfehlenswerte Alternative zu Microsoft Office. Wie Sie das Libre Office installieren können und wie es funktioniert, dazu gibt es einen kompletten Levato-Kurs:      Bitte hier klicken.

Genau wie bei Microsoft Office gehören zu Libre Office verschiedene Programme, unter anderem ein Grafikprogramm mit dem Namen “Draw”. Dieses Programm kann PDF-Dateien öffnen und bearbeiten.

1. Starten Sie Libre Office und klicken Sie auf Datei -> Öffnen.
2. Suchen Sie den Speicherort der PDF-Datei auf Ihrem PC.
3. Klicken Sie für die gewünschte PDF-Datei auf Öffnen.
4. Draw wird automatisch gestartet und wandelt die PDF um.

Da “Draw” eigentlich ein Grafikprogramm ist, werden die Texte aus der PDF-Datei in einzelnen Textfeldern anzeigt. Es wird also kein durchgehender Fließtext entstehen, wie Sie ihn von einer “normalen” Textdatei gewohnt sind. Das Bearbeiten der Datei wird dadurch etwas umständlich und erfordert viel Kleinarbeit.

Online konvertieren (umwandeln)

Wenn Sie keines der oben genannten Programme besitzen, so können Sie auch versuchen, Ihre PDF-Datei online, also über eine spezielle Internetseite, zu konvertieren (umzuwandeln). Wenn man eine Datei online umwandelt, dann hat das den Vorteil, dass die Umwandlung oftmals etwas besser gelingt und man die Umwandlung auf jedem Computer durchführen kann. Ein Beispiel wäre https://online2pdf.com/de. Wir raten allerdings davon ab, vertrauliche, sensible oder persönliche Dokumente wie Verträge oder Urkunden online umzuwandeln.

Typische Probleme beim Umwandeln von PDF-Dateien

Das Umwandeln und Bearbeiten von PDF-Dateien klingt verlockend, hat aber einige Einschränkungen und funktioniert leider nicht immer sehr gut. Dafür gibt es verschiedene Gründe. PDF ist ein festes Dateiformat. Das bedeutet: Die Positionen von Text und Bildern auf einer Seite werden zwar in der Datei gespeichert, aber nicht unbedingt die Beziehungen zwischen diesen Objekten. Die meisten PDF-Dateien enthalten daher keine Informationen zu Formatierungen wie Absätzen, Tabellen oder Spalten. Diese Informationen benötigt ein Textdokument aber, um den Text richtig darzustellen. Bei der Umwandlung versucht Word zum Beispiel, den Aufbau der PDF zu erkennen und bestmöglich in einer Text-Datei wiederzugeben. Dabei kann es aber zu zahlreichen Fehlern kommen. Generell kann man sagen: je mehr Bilder, Grafiken und Tabellen eine PDF-Datei hat, desto schwieriger und ungenauer wird die Umwandlung. Zusätzlich gibt es Probleme bei:

 

• Tabellen mit Zellenabstand
• Seitenfarben und Seitenrändern
• Positionsrahmen
• Fußnoten, die sich über mehr als eine Seite erstrecken

Aus diesem Grund öffnet das ebenfalls vorgestellte Libre Office PDF-Dateien auch nicht mit dem Textprogramm, sondern mit dem Grafikprogramm “Draw”. Dadurch lässt sich die PDF-Datei besser darstellen und sieht in den meisten Fällen genauso aus wie das Original. Allerdings ist die Bearbeitung dadurch etwas mühsamer, da jeder Textabschnitt als einzelnes Textfeld dargestellt wird – es handelt sich bei Draw eben nicht um ein Textverarbeitungsprogramm, sondern wie gesagt um ein Grafikprogramm.

Unser Fazit

Das Bearbeiten von PDF-Dateien ist zwar mittlerweile möglich, funktioniert aber noch nicht perfekt. Das Ergebnis hängt vor allem von der Ausgangsdatei ab. Eine PDF-Datei, die lediglich aus normalem Fließtext besteht, lässt sich gut umwandeln und bearbeiten. Schwieriger wird es bei PDF-Dateien, die viele Bilder und/oder Tabellen enthalten.

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